作为企业管理人员,每个人一定会碰上一大堆开不完的会议。如何开好会议,如何使会议开得有成效,如何让每个人都能各抒己见、各得其所?总结经验,归纳以下10点供大家参考。
(1)以积极的心态看待会议。在参加会议之前,一定要以积极正面的心态去参加,要明白开会是一种最直接表现你能力的机会。你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。
(2)要有明确的会议目的。开会通常为了3个目的:沟通、管理和决策。而不管哪一个目的,会前一定要明白会议的主题,并且围绕主题做好充分准备。
(3)精选参加会议的人员。会议的参加人员数量要适度,不能太多,在公司中的层级不能相差太远,否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。
(4)会前要有议程。要在会议之前建立清楚的会议议程,并要在会前给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、本质与架构,使他们能有充分的时间准备相关的资料。
(5)会前要做好准备。参加会议前要根据会议议程做好充分的准备,包括收集信息、准备资料,如要在会上言,不但要准备言的内容,还要设想别人可能会提的问题并作准备。
(6)公开称赞、私下批评。会中要做到就事论事,争论时不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同者也要注意措辞,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。
(7)开放心胸,容纳意见。会中要采取民主模式,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人。如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。